Sandy Pou de Fernández/MS
Experta en Protocolo, Organización de Actos y Ceremonial.
Avalada por el Consejo Superior de Comunicación y Relaciones
Públicas de España y la Indiana University of Pennsylvania.
SANTO DOMINGO.- La carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. No permita que las personas se hagan una idea equivocada de usted o su empresa al enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.
El papel siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad. El tamaño utilizado por excelencia es el 8 1/2 x 11 debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar.
No escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir o la computadora. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 o 12 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar fuentes muy cursivas y de diseño.
Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de fuentes.
Al escribir la carta pondremos, en la parte superior izquierda, aunque también se admiten en la derecha, la fecha (datar la carta) con el lugar desde donde se escribe (Santo Domingo, DN, por ejm.). Es mejor utilizar la fecha con mes que con dígito, debajo dos o tres líneas después los datos del destinatario. Las fórmulas muy diversas: Estimado señor... , Muy señor mío / nuestro ..., Apreciado señor ..., Distinguido señor ..., Muy distinguido señor ..., etc. Estas fórmulas son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título. Luego, expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla.
Expondremos los puntos fundamentales: objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc.). En caso de que sean varios los asuntos tratados, trataremos cada uno de ellos en párrafos separados.
Despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Evite utilizar formas obsoletas. Aunque hay muchas formas de terminar una carta, puede utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias..., Sin otro particular por el momento..., Reciba un cordial/atento saludo ..., Se despide atentamente ..., Un saludo..., etc. No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula deberían ir su nombre y firma de su puño y letra.
Los Sobres:
Uno de los más utilizado, es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que no permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suelen ir colocados en la parte delantera del sobre.
Recordar:
1. Evite faltas de ortografía.
2. Escriba las cartas por una sola cara del papel.
3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.
4. Inserte una línea en blanco entre párrafos.
5. Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.
6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).
7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.
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